A könyvelés és a mesterséges intelligencia

Többször megkérdezék már tőlem, hogy használjuk-e a ChatGPT-t. Igen, van előfizetésünk, de a mindennapi könyvelésben nem tudjuk használni. Ennek egyik oka az, hogy nem ismeri az aktuális, érvényes jogszabályokat, és még sok mindent. De akkor mégis mire használhatnánk?

Gondoltam, megkérdezezem a ChatGPT-t, hogy ő mit gondol erről. 

Egy könyvelő mire tudja használni a mesterséges inteligenciát? 

Egy könyvelő több módon is kihasználhatja a mesterséges intelligenciát (MI) a mindennapi munkában, főként az adatok feldolgozásában, az elemzések elkészítésében, és a hibakeresésben. Az alábbiakban néhány konkrét területet mutatok be, ahol az MI segíthet egy könyvelőnek:

1. Adatfeldolgozás és automatizáció

• Számlák feldolgozása: Az MI képes automatikusan felismerni és osztályozni a számlákat, kinyerni a szükséges adatokat, és importálni őket a könyvelői rendszerbe. Ez nagyban csökkentheti a manuális adatbevitelt.

• Adatok egyeztetése: Az MI segíthet az egyezőségek ellenőrzésében, például a bankszámla-kivonatok és a számlák összevetésében.

• Dokumentumkezelés: Az ügyfelek által küldött dokumentumok automatikus kategorizálása és tárolása megkönnyíti a visszakeresést és az archiválást.

2. Elemzések és jelentések készítése

• Trendek és anomáliák felismerése: Az MI képes elemezni a pénzügyi adatokat, felismerni a trendeket, és figyelmeztetni a potenciális problémákra, például egy szokatlanul nagy kiadásra vagy egy adott időszakban fellépő bevételkiesésre.

• Prediktív elemzések: Az MI segítségével készíthetőek előrejelzések a jövőbeli pénzügyi eredményekről, amely hasznos lehet a stratégiai döntéshozatalhoz.

• Automatikus pénzügyi riportok készítése: Az MI automatizálhatja a havi, negyedéves vagy éves pénzügyi jelentések elkészítését, ezzel jelentősen lerövidítve az elkészítési időt.

3. Hibakeresés és adatellenőrzés

• Szabálytalanságok felismerése: Az MI segíthet felismerni a szabálytalanságokat vagy hibákat a pénzügyi adatokban, például elütéseket vagy adatduplázódásokat.

• Automatikus ellenőrzés: Az MI rendszerek képesek automatikusan ellenőrizni a könyvelési szabályoknak való megfelelést, így a könyvelők gyorsabban és hatékonyabban végezhetik a munkájukat.

4. Ügyfélkapcsolatok és kommunikáció

• Chatbotok ügyfélszolgálatra: Az MI-alapú chatbotok egyszerű kérdésekre válaszolhatnak, segíthetnek időpont-egyeztetésben, vagy információkat adhatnak az ügyfeleknek a könyvelési folyamatokról.

• Dokumentumok előkészítése: Az MI segíthet az ügyfelek számára készített pénzügyi kimutatások vagy elemzések előkészítésében, ezzel időt takarítva meg a könyvelőnek, és lehetővé téve, hogy több idő jusson a személyes konzultációra.

5. Adatbiztonság és compliance ellenőrzés

• Biztonsági ellenőrzések: Az MI rendszerek képesek észlelni a biztonsági kockázatokat, például gyanús hozzáféréseket vagy adatmanipulációkat.

• Jogszabályi megfelelés: Az MI segíthet az adószabályok változásainak nyomon követésében, és figyelmeztetést küldhet a könyvelőnek, ha a folyamatok nem felelnek meg az aktuális jogszabályoknak.

Az MI használata jelentős időmegtakarítást és pontosságot eredményezhet a könyvelési folyamatokban, lehetővé téve, hogy több idő jusson a stratégiai kérdésekre, az ügyfelekkel való kommunikációra és az iroda működésének fejlesztésére.

Ez mind nagyon jól hangzik, de hogyan és mivel valósítható meg?

Milyen programokat ajánlasz ehhez? A ChatGPT ezt mondta:

Számos MI-alapú program és megoldás létezik, amelyek könyvelők számára különösen hasznosak lehetnek a munkafolyamatok egyszerűsítésére és automatizálására. Íme néhány ajánlott szoftver:

1. Számla- és adatfeldolgozás automatizálásához

• QuickBooks és Xero: Ezek az integrált könyvelői rendszerek fejlett MI-funkciókkal rendelkeznek, például a számlák automatikus szkennelésével, adatkinyeréssel és a költségek kategorizálásával. Továbbá, több más eszközzel is összeköthetőek.

• Hubdoc: Képes digitalizálni és tárolni a számlákat és nyugtákat, miközben automatikusan kivonja belőlük a kulcsfontosságú adatokat. A Hubdoc jól integrálható a Xero-val és a QuickBooks-szal is.

2. Dokumentumkezelés és szkennelés

• Dext (korábban Receipt Bank): Ez a program lehetővé teszi a számlák, nyugták és egyéb pénzügyi dokumentumok egyszerű digitalizálását és feldolgozását. Az adatokat automatikusan rögzíti, majd a megfelelő könyvelési rendszerbe továbbítja.

• Zoho Books: Egy teljes körű könyvelési megoldás, amely lehetőséget biztosít a dokumentumok szkennelésére, digitalizálására és rendszerezésére. Az MI-eszközök segítségével támogatja az adatbevitelt és a tranzakciók kategorizálását is.

3. Elemzéshez és riportokhoz

• Fathom: Ez egy elemző eszköz, amely integrálható különböző könyvelői rendszerekkel, és segít a pénzügyi teljesítmény elemzésében, riportok készítésében és előrejelzések generálásában. Hasznos lehet ügyfélelemzésekhez és előrejelzésekhez.

• Klipfolio: Lehetővé teszi a valós idejű adatelemzést és vizualizációt. Integrálható könyvelési rendszerekkel, és különböző pénzügyi mutatókat jelenít meg, amelyeket a könyvelők és az ügyfelek egyaránt hasznosnak találhatnak.

4. Ügyfélszolgálati chatbotokhoz és kommunikációhoz

• Zoho Desk: Egy intelligens ügyfélszolgálati rendszer, amely integrálható chatbotokkal és automatizált válaszokkal. Segít az ügyfélkommunikáció kezelésében és optimalizálásában.

• Intercom: Egy ügyféltámogató és kommunikációs platform, amely képes chatbotokat is futtatni. Az Intercom segít egyszerű kérdések megválaszolásában és időpontok egyeztetésében.

5. Biztonság és megfelelés ellenőrzéséhez

• Onfido: Ez az MI-alapú eszköz segít az ügyfelek és partnerek azonosításában és a biztonsági megfelelés biztosításában. Alkalmas lehet arra, hogy a könyvelőiroda ügyfélazonosítási követelményeit támogassa.

• AuditFile: Egy felhőalapú eszköz, amely segít a könyvvizsgálati folyamatok kezelésében, valamint az adatbiztonsági ellenőrzések elvégzésében és a szabályozási megfelelés biztosításában.

6. Adatvizualizáció és jelentéskészítés

• Power BI: A Microsoft Power BI platformja fejlett adatvizualizációs képességekkel rendelkezik, és könnyedén összekapcsolható különféle könyvelői rendszerekkel. Nagy előnye, hogy az adatokat valós időben képes megjeleníteni, ami hasznos lehet az ügyfelek számára készített jelentések esetén.

• Tableau: Kiváló eszköz a pénzügyi és üzleti adatok vizualizálására, segítve a döntéshozást és az ügyfelek tájékoztatását. Tableau jól integrálható a legtöbb könyvelési rendszerrel.

7. Szabálytalanságok és hibák felismeréséhez

• MindBridge Ai Auditor: Ez a szoftver kifejezetten könyvvizsgálók és könyvelők számára készült, és MI-alapú analitikát használ a szabálytalanságok, anomáliák és potenciális hibák felismerésére a könyvelési adatokban.
• Validis: Egy platform, amely segít az adatellenőrzésben és a szabálytalanságok kiszűrésében, különösen az auditálási folyamatok során.

Ezek a szoftverek jól integrálhatóak a modern könyvelőirodák mindennapi munkájába, és különböző módon támogatják a hatékonyság növelését, a hibák csökkentését, valamint a jobb ügyfélkiszolgálást.

A cikket és a képet a ChatGPT készítette. 

Sajnos ezek a programok a mai magyar KKV szektor számára nem használhatók, a magyar jogszabályi és szoftveres környezetben nem működnek. De mi folyamatosan figyeljük és teszteljük a lehetőségeket. Nyitottak vagyunk minden technikai újításra.